A. Pengertian surat Resmi
Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan kepada orang lain.
Fungsi surat adalah sebagai berikut:
Fungsi surat adalah sebagai berikut:
- alat komunikasi,
- alat bukti tertulis,
- alat bukti historis,
- alat pengingat,
- pedoman kerja, dan
- sebagai duta organisasi.
Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut.
- Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
- Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
- Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
- Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
- Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
B. Bagian-bagian surat resmi
- Kepala surat
- Tanggal surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi
- Salam Penutup
- Jabatan tanda tangan,
- Tembusan nama jelas
- Inisial
- Kepala surat, Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
2. Nomor Surat, Penulisan nomor surat berguna untuk:
- Nama instansi
- Lambang atau logo instansi
- Alamat
- Kode pos
- Nomor telepon
- Nomor faksimile atau e-mail
3. Tanggal Surat, Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal
- Memudahkan dalam pengarsipannya
- Memudahkan dalam mencarinya kembali
- Mengetahui banyaknya surat yang keluar
- Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.
surat.
- Hal lain yang harus diperhatikan:
4. Lampiran, Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah
- Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
- Angka tahun tidak boleh disingkat
- Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik
penulisan lampiran :
5. Hal Surat, Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:
- Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
- Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.
- Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.
- Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.
- Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.
6. Alamat Surat, Alamat pada sampul surat terdiri atas:
- Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
- Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
- Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
7. Salam Pembuka, Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
- kata Kepada Yth;
- nama jabatan;
- unit kerja; dan
- alat lengkap.
Penulisan salam pembuka yang benar:
- Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
- Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
- Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat, Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya.
Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah
kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
10. Alinea Penutup, Alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan
- Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
- Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
- Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
- Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
- Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
- Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
- Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
- Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
- Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
- Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.
selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat. Contoh kalimat penutup:
11. Salam penutup, Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam
- Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
- Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
- Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.
takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
12. Pengiriman Surat, Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian
- Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
- Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
13. Tembusan Surat, Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di
- Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.
- Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.
- Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
- Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.
samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak
yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari
tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
14. Inisial, Inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang bersangkutan.
- Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
- Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
- Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu
- Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
- Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya
- Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada
surat tersebut.
Contoh Surat Resmi
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN
MUSYAWARAH GURU MATA PELAJARAN (MGMP) BAHASA INDONESIA
Nomor : 004/MGMP.BIND/SMPN3/X/08
Lampiran : -
Hal : Undangan
Yth. Bpk/Ibu Guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia
di
tempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga Bapak/Ibu senantiasa dalam curahan rahmat dan nikmat-Nya, amin.
Menindaklanjuti program MGMP Bahasa Indonesia yang telah kita susun, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada pertemuan MGMP Bahasa Indonesia Kota Medan Pada,
Hari, Tanggal : Senin, 03 November 2014
Pukul : 09.00 - selesai
Tempat / Alamat : SMPN 3 Medan / JL. Pelajar no 69 Medan
Agenda : - Penyempurnaan Rencana Pembelajaran
- Sharing pengalaman dalam pembelajaran
- Persiapan Menjelang Ujian Nasional 2013
Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Sekretaris
Ayu Handini, S.pd Dedi Hunaeni, Spd
NIP 131 113 642 NIP 480 129 343
Referensi :
http://indrasofwan.wordpress.com/2012/09/03/pengertian-dan-cara-menulis-surat-resmi/
http://lintasgue.blogspot.com/2013/03/surat-resmi.html
